Sua empresa precisa facilitar o trabalho do contador se quiser otimizar a sua rotina financeira. Neste artigo, você vamos demonstrar algumas rotinas que podem ser implantadas na sua empresa. Acompanhe:
Todo mês é aquela briga. O escritório de contabilidade pede para que você envie as notas fiscais e é preciso parar tudo para organizar os documentos. O pior é que você não faz ideia de onde está aquela nota emitida no início do mês e não sabe como conseguir uma segunda via.
Se você já passou por situação parecida sabe quanta energia é gasta para resolver este tipo de problema. Pois saiba que isso é algo que acontece em muitas empresas espalhadas pelo Brasil. Porém, ao invés de manter a desorganização, é possível tornar a sua rotina mensal muito mais tranquila e, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho do contador.
Afinal de contas, o contador é figura importante dentro do seu negócio. Ele participa do sucesso do negócio, ajuda a empresa a pagar menos impostos e a tomar decisões estratégicas importantes.
Neste post, você conhece cinco dicas práticas para facilitar o trabalho do seu contador (e também a sua). Vamos lá?
1- Organize os seus documentos para facilitar o trabalho do contador
Cada contador possui uma forma de trabalhar. Alguns podem solicitar as notas fiscais e outros documentos semanalmente, outros preferem receber tudo junto no final do mês. Qualquer que seja a periodicidade, é importante que mantenha toda a papelada organizada. Portanto, armazene de forma segura todos os documentos, físicos ou digitais, que você precisa enviar. O importante é garantir que nada se perca.
Por exemplo, guarde todos os papéis em pastas específicas e bem identificadas. Se os arquivos forem digitais você deve facilitar, armazenando o documento por data, ou tipo.
2- Estabeleça um responsável pelos documentos
A rotina administrativa é rodeada por inúmeros documentos. Além das notas fiscais, existem as guias de recolhimento, extratos bancários, registros de ponto, contratos, entre muitos outros. Portanto, defina alguém responsável pelo manuseio desta papelada e posterior armazenamento.
Assim, você garante que todos os documentos importantes estarão guardados em algum local, à disposição quando necessário.
3- Separe contas físicas e jurídicas
Esta é uma dica que sempre vale lembrar. Misturar as contas pessoais com as da empresa é um dos piores erros que um empreendedor pode cometer. Mesmo assim, é uma situação muito comum, principalmente em gestores que estão começando o próprio negócio.
Provavelmente o seu contador já puxou a sua orelha quanto a isso. Portanto, se você ainda mantém contas físicas e jurídicas juntas, está na hora de separá-las.
4- Tenha confiança em seu contador
O contador deve ser considerado como um parceiro da sua empresa. Como falamos antes, ele é peça fundamental para o sucesso do seu empreendimento. Portanto, não esconda nada e compartilhe toda a informação relevante.
Com os dados completos do seu negócio, o seu contador pode fazer uma análise mais assertiva sobre a situação financeira do seu empreendimento.
5 – Utilize um sistema de consulta de XML
Utilizando um sistema automático de consulta e download dos arquivos XML é possível agilizar o trabalho de organização dos documentos. Além disso, o próprio contador pode ter acesso ao sistema e baixar as notas emitidas contra o seu CNPJ. Dessa forma, você não precisa se preocupar em enviar os arquivos para ele no final do mês, facilitando a rotina dele e a sua.
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