Para compreender o que é o arquivo XML e sua importância para as empresas é preciso passar obrigatoriamente pelo entendimento da nota fiscal eletrônica, documento exigido em qualquer tipo de comercialização, seja nas vendas, compras ou circulação de mercadorias.
A Nota Fiscal Eletrônica
A NF-e é um recibo, como falamos obrigatório para qualquer tipo de comercialização, e a sua não utilização é considerada sonegação fiscal e acarreta diversas punições, complicadas principalmente para os pequenos empresários.
Além disso, a sua criação trouxe diversos ganhos como:
- Redução de custos com impressão;
- Redução de erros no processo;
- Melhorias no controle fiscal;
- Maior transparência no processo fiscal;
- Incentivo a modernização e tecnologia;
- E mais.
E a legislação impõe que as notas sejam armazenadas durante cinco anos mais o ano vigente pelas empresas. O que traz a garantia do produto/serviço e também a segurança, caso ocorra fiscalização da Receita Federal. E esses arquivos são conhecidos como XML, entenda mais no próximo tópico.
Entenda o Arquivo XML da NF-e
O arquivo XML é o modelo utilizado para registrar os dados e todas as informações da nota fiscal eletrônica quando ocorre a comercialização de um produto ou serviço, seguindo um padrão nacional de escritura tributária.
Ao contrário do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é o papel que acompanha o produto vendido com a descrição informando dados da NF-e, ele não é enviado com a mercadoria, competindo ao fornecedor enviá-lo para consulta e armazenamento digital.
Seus principais campos e informações são:
- Dados da NF-e: modelo, número, data de emissão, série, data de entrada/saída e valor total;
- Dados do emitente: nome e razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual;
- Dados do destinatário: nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e inscrição estadual;
- Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade (volume), peso, unidade comercial e valor;
- Dados referentes ao ICMS: valor dos produtos, base de cálculo, valor do seguro, valor do frete de substituição, IPI, PIS e Confins;
- Dados do transporte: tipo de frete, informações do transportador (CNPJ e endereço), dados sobre o veículo – placa e RNTC (Registro Nacional de Transportadores de Carga) – e da mercadoria transportada (quantidade, peso bruto e líquido);
- Dados de cobrança: forma de pagamento e endereço;
- Informações adicionais: esclarecimentos de interesses do contribuinte.
E a impressão do arquivo XML não é necessária. Isso porque todo o processo é feito online com o objetivo de reduzir o volume de papeis impressos e garantir o controle com maior facilidade. Para esse ponto, existem ferramentas especializadas que agilizam todo o processo para a sua empresa, tornando muito mais prático e seguro.
O ColetaXML
O software busca o arquivo XML das NF-e e CT-e direto do Sefaz, coleta e armazena a XML, realiza consultas e filtros com facilidade e manifesta e imprime as notas. Já imaginou como essas etapas irão reduzir erros e custos para o seu negócio? Agora você não precisa mais se preocupar em arquivar as notas, o ColetaXML será o responsável!
Aproveite para testar na prática a ferramenta e não perca tempo.