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Contabilidade

Erros na geração do SPED – Como evitá-los?

Apesar de estar em atividade desde 2007, o Sistema de Arrecadação Digital (SPED) ainda gera diversas dúvidas nas empresas. Afinal de contas, com tantas regras a serem seguidas é normal ter alguns problemas e erros na geração do Sped para o envio para a Receira Federal.

Se você passa por este tipo de problemas, não se preocupe. Neste post você vai conhecer os principais erros na geração do SPED e o que você pode fazer para evitá-los.

Mas primeiro, o que deve constar no SPED?

O SPED Fiscal nasceu para reduzir os custos administrativos, diminuir a informalidade, aumentar o controle tributário e facilitar o combate à sonegação de impostos.

Conforme o manual SPED Fiscal, o arquivo digital deve ser encaminhado para a Sefaz devendo constar informações como:

Operações com recebimento de notas fiscais;
Operações com emissão de notas fiscais;
Apuração do ICMS;
Apuração do IPI;
Registro do inventário;
Controle de créditos fiscais de ICMS.

O envio das informações é realizada por meio de arquivo digital que contém os famosos blocos, que servem para facilitar tanto o preenchimento quanto o controle dos órgãos fiscalizadores.

Principais erros de geração do SPED

Apesar de ser uma atividade recorrente e que deve ser feita todos os meses, podem acontecer alguns erros de geração do SPED que podem trazer problemas para a empresa. Isso porque, é preciso tomar cuidados tanto com o preenchimento das informações, como com os pequenos detalhes.

Abaixo listamos os principais erros na geração do SPED Fiscal.

Erros com documentos emitidos

Este erro na geração do SPED é bastante comum e é preciso tomar cuidados, principalmente se a empresa gera muitas notas fiscais.

Como os documentos fiscais emitidos, cancelados e complementares possuem códigos próprios e outras particularidades é possível que sejam informados incorretamente, causando erros de geração do SPED.

Por isso, é preciso tomar cuidado e contar com um sistema de gestão para não causar problemas com este tipo de informação.

Erro de NCM

Como a tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), está constantemente mudando, é preciso tomar cuidado para não causar erro na geração do Sped.

O código NCM consiste em 8 dígitos que identificam um produto e o tipo de tributação em operações de exportação.

Diferença entre CST e CFOP

É preciso tomar muito cuidado com o preenchimento do Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias (CFOP) e do Código de Situação Tributária (CST).

Isso porque eles influenciam no cálculo dos tributos e na Ficha de Conteúdo de Importação (FCI).

Caso ocorrer algum erro no CST ou no CFOP, pode levar ao cálculo errado e fazer com que a empresa sofra penalidades por parte do fisco.

Problemas com notas fiscais recebidas

Outro problema comum é a inconsistência com as notas fiscais recebidas de fornecedores, o que pode causar problemas com o fisco. Por isso, é importante contar com um sistema que permita automatizar o recebimento dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ da sua empresa.

Dessa forma é possível utilizar o arquivo para o preenchimento automático do SPED e evitar erros de digitação.

Com o Coleta XML você tem um sistema simples e prático que, com um clique busca, faz o download e armazena os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Clique aqui e faça um teste gratuito.

14 de abril de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Gestão

Facilite o trabalho do seu contador. 5 maneiras de dar mais tranquilidade para sua rotina

escrito por Fabricio Romio

Sua empresa precisa facilitar o trabalho do contador se quiser otimizar a sua rotina financeira. Neste artigo, você vamos demonstrar algumas rotinas que podem ser implantadas na sua empresa. Acompanhe:

Todo mês é aquela briga. O escritório de contabilidade pede para que você envie as notas fiscais e é preciso parar tudo para organizar os documentos. O pior é que você não faz ideia de onde está aquela nota emitida no início do mês e não sabe como conseguir uma segunda via.

Se você já passou por situação parecida sabe quanta energia é gasta para resolver este tipo de problema. Pois saiba que isso é algo que acontece em muitas empresas espalhadas pelo Brasil. Porém, ao invés de manter a desorganização, é possível tornar a sua rotina mensal muito mais tranquila e, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho do contador.

Afinal de contas, o contador é figura importante dentro do seu negócio. Ele participa do sucesso do negócio, ajuda a empresa a pagar menos impostos e a tomar decisões estratégicas importantes.

Neste post, você conhece cinco dicas práticas para facilitar o trabalho do seu contador (e também a sua). Vamos lá?

1- Organize os seus documentos para facilitar o trabalho do contador

Cada contador possui uma forma de trabalhar. Alguns podem solicitar as notas fiscais e outros documentos semanalmente, outros preferem receber tudo junto no final do mês. Qualquer que seja a periodicidade, é importante que mantenha toda a papelada organizada. Portanto, armazene de forma segura todos os documentos, físicos ou digitais, que você precisa enviar. O importante é garantir que nada se perca.

Por exemplo, guarde todos os papéis em pastas específicas e bem identificadas. Se os arquivos forem digitais você deve facilitar, armazenando o documento por data, ou tipo.

2- Estabeleça um responsável pelos documentos

A rotina administrativa é rodeada por inúmeros documentos. Além das notas fiscais, existem as guias de recolhimento, extratos bancários, registros de ponto, contratos, entre muitos outros. Portanto, defina alguém responsável pelo manuseio desta papelada e posterior armazenamento.

Assim, você garante que todos os documentos importantes estarão guardados em algum local, à disposição quando necessário.

3- Separe contas físicas e jurídicas

Esta é uma dica que sempre vale lembrar. Misturar as contas pessoais com as da empresa é um dos piores erros que um empreendedor pode cometer. Mesmo assim, é uma situação muito comum, principalmente em gestores que estão começando o próprio negócio.

Provavelmente o seu contador já puxou a sua orelha quanto a isso. Portanto, se você ainda mantém contas físicas e jurídicas juntas, está na hora de separá-las.

4- Tenha confiança em seu contador

O contador deve ser considerado como um parceiro da sua empresa. Como falamos antes, ele é peça fundamental para o sucesso do seu empreendimento. Portanto, não esconda nada e compartilhe toda a informação relevante.

Com os dados completos do seu negócio, o seu contador pode fazer uma análise mais assertiva sobre a situação financeira do seu empreendimento.

5 – Utilize um sistema de consulta de XML

Utilizando um sistema automático de consulta e download dos arquivos XML é possível agilizar o trabalho de organização dos documentos. Além disso, o próprio contador pode ter acesso ao sistema e baixar as notas emitidas contra o seu CNPJ. Dessa forma, você não precisa se preocupar em enviar os arquivos para ele no final do mês, facilitando a rotina dele e a sua.

Conheça o ColetaXML. Com ele você agiliza toda a rotina fiscal da sua empresa. Teste o sistema gratuitamente.

20 de fevereiro de 2019 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário

Evite estes erros de contabilidade que podem afetar o seu negócio

escrito por Fabricio Romio

Multas, problemas com o fisco, gastos desnecessários, falta de recursos. Estes são alguns dos problemas que podem ser evitados com uma contabilidade bem feita dentro de sua empresa. Porém, em meio às tarefas diárias, alguns erros de contabilidade podem acabar afetando negativamente o setor financeiro de sua empresa.

Muitas vezes esses erros acabam passando batido pelos empresários. Seja por desconhecimento da legislação, seja por processos ineficientes, ou pela própria rotina agitada.

Como sabemos, o gestor possui diversas tarefas dentro da empresa, precisando estar a par da realidade de todos os setores da organização. Muitas vezes, um dos aspectos mais importantes – a contabilidade – acaba sendo deixada de lado.

Confira também: Principais motivos para empresas perderem dinheiro.

Confira os principais erros de contabilidade que devem ser evitados

Erros de contabilidade podem gerar diversos problemas no financeiro de sua empresa, afetando os lucros, o fluxo de caixa e o crescimento da organização. Além disso, multas e outras penalidades podem causar uma má impressão nos seus fornecedores e clientes, o que pode prejudicar a imagem de sua empresa. Por isso, listamos alguns dos principais erros que devem ser evitados na sua empresa:

1- Não contar com um contador de confiança

A maioria dos erros de contabilidade podem ser evitados com o auxílio de um profissional de sua confiança. Contratando um contador, ou um escritório contábil, você delega a tarefa de cálculos de impostos, organizar a documentação necessária para o funcionamento do negócio e cuidar desta parte burocrática. Assim, você pode focar seus esforços para gerenciar o seu negócio.
Além disso, o escritório contábil pode te ajudar com a organização de documentos fiscais, atualizações tributárias e de legislação e resolver problemas imprevistos.

2- Falta de organização

Um dos maiores problemas em pequenas empresas é a falta de organização financeira. Por isso, é importante criar processos para evitar pagamentos em duplicidade, ou atraso de pagamentos de impostos, o que pode gerar multas e juros altos, gerando gastos desnecessários.

Dessa forma, é preciso organizar esta área para evitar este tipo de problemas. Você pode, por exemplo, criar um checklist mensal com as contas e impostos a serem pagos e criar uma pasta, ou arquivo, para guardar os comprovantes de pagamento.

3- Não realizar o planejamento tributário

O planejamento tributário é uma importante ferramenta para evitar problemas fiscais e tornar mais assertiva a sua margem de lucro. Ele auxilia na precificação dos produtos e encontra soluções para reduzir a carga tributária de sua empresa.

A realização do planejamento tributário reduz os custos de sua empresa, tornando-se um diferencial competitivo. Portanto, é importante começar a planejar pensando no curto, médio e longo prazo.

4- Misturar finanças pessoais e empresariais

No início de qualquer empreendimento é comum que os empresários acabam misturando as contas pessoais com as da empresa. Porém, com o passar do tempo este tipo de ação pode causar problemas no setor financeiro do seu negócio.

Mesmo que a sua empresa faça parte do seu capital pessoal, é preciso que ela caminhe sozinha. Por isso, é importante que você mantenha as duas contas separadas. Assim, você mantém o fluxo de caixa do seu negócio saudável e garante recursos para investimentos futuros.

Assim, é importante que os sócios tenham um pró-labore para que tenham rendimentos sem prejudicar a contabilidade do negócio.

5- Não organizar documentos fiscais

As empresas precisam manter organizadas as notas fiscais recebidas e emitidas e disponibilizá-las sempre que necessário. Portanto, é preciso encontrar soluções, já que você pode ter problemas com o fisco caso não encontre determinado arquivo XML, por exemplo. As multas podem chegar a R$ 1.000 por documento, dependendo do local.

Concluindo, é preciso encontrar soluções para manter os documentos fiscais sempre em dia.

Você pode, por exemplo, utilizar um software, como o Coleta XML, que permite armazenar e gerenciar dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.

Você pode testar o sistema de forma gratuita agora mesmo

14 de dezembro de 2018 0 comentário