Muito mais do que comprovantes de compra e venda, as notas fiscais são parte importante da rotina administrativa da empresa. Isso porque elas fornecem informações que podem auxiliar a tomarmos decisões sobre nosso negócio. Além disso, elas ainda evitam diversos problemas em caso de cobranças indevidas e até mesmo com a fiscalização. Por esse motivo, precisamos evitar a todo custo erros na gestão de notas fiscais.
Muitos empresários possuem dúvidas sobre como fazer a gestão de notas fiscais. Não basta apenas criar um arquivo e armazená-las. Primeiro é preciso entender alguns conceitos e passar por alguns processos.
Confira os principais erros de gestão de notas fiscais:
1 – Não armazenar as notas e arquivos XML
Talvez um dos principais erros que podem ser cometidos quando falamos de gestão de notas fiscais seja o não arquivamento dos documentos e dos arquivos XML. Isso porque, em caso de fiscalização sua empresa pode ser multada se não apresentar esse tipo de documento.
Segundo a legislação, a empresa deve manter arquivado estes documentos por um período de cinco anos. Caso esta medida não seja cumprida pode haver punições por parte da Receita Federal, acarretando em prejuízos para a sua empresa.
Portanto, se você quiser evitar dores de cabeça, é importante armazenar estas notas e arquivos XML. Pode ser no seu computador, em um HD, ou outro meio que você escolher. Porém, a forma mais segura é por meio de um sistema que consulta e armazena os arquivos automaticamente.
2- Não manter o arquivo organizado
Outro erro de gestão de notas fiscais é não manter o seu arquivo organizado. Sem uma classificação fica praticamente impossível encontrar determinada nota quando necessário.
Portanto, não basta apenas arquivar, é preciso organizar. Você pode, por exemplo, criar pastas no seu computador, separando por data, nome do fornecedor, ou do cliente. Assim, você tem um controle maior e pode achar os documentos mais rapidamente.
3 – Não ter uma pessoa responsável
Outro erro na gestão de notas fiscais que afetam muitas empresas é o de não ter um responsável pelo arquivamento e organização destes documentos.
Para garantir que as notas sejam arquivadas corretamente, é preciso centralizar esta tarefa. Portanto, delegue esta função a uma pessoa responsável. Ela ficará incumbida por receber e expedir as notas fiscais e também por organizar o arquivo. Dessa forma é possível padronizar processos no setor financeiro.
4- Não utilizar as informações da NF-e
As notas fiscais eletrônicas possuem diversas informações que podemos utilizar na gestão de nossa empresa e como fontes para nos ajudar na tomada de decisões. Por exemplo, analisando as notas, podemos saber o quanto pagamos de impostos sobre a mercadoria e qual o impacto tributário no mês. Além disso, podemos ainda como os preços, ou a quantidade de produtos varia de acordo com o mês.
O controle financeiro é essencial para o seu negócio e não utilizar as informações que constam nas notas fiscais é um grande erro.
5- Depender apenas dos fornecedores para envio da nota
É comum que as empresas não recebam a NF-e ou o arquivo XML quando fazem alguma compra. Os motivos são variados. Por exemplo, o e-mail pode ter caído no Spam, a caixa estava cheia, ou o emissor se esqueceu de enviar, ou simplesmente não enviou. Como vimos, isso pode acabar em problemas para sua empresa.
Para evitar isso, você pode utilizar um sistema para fazer o download automático dos arquivos XML expedidos contra o seu CNPJ.
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