As notas fiscais eletrônicas trouxeram inúmeros benefícios, tanto para o empresário, quanto para o consumidor. Porém, é preciso tomar alguns cuidados para evitar dores de cabeça com o fisco. Entre os principais está o armazenamento dos arquivos XML gerados pela sua empresa.
O formato de arquivos XML é utilizado para registrar dados e informações da Nota Fiscal Eletrônica. Eles são gerados quando ocorre a comercialização de produtos ou serviços, seguindo um padrão nacional de escritura tributária. Confira algumas informações para evitar problemas com os arquivos XML.
O armazenamento de arquivos XML
O arquivo é validado por meio de assinatura eletrônica. Isso garante a sua segurança e garante a validade e a legalidade da NF-e. Por isso, ele deve ser armazenado tanto pelo comprador quanto pela empresa emissora, que deve disponibilizar o arquivo XML para download.
De acordo com a legislação, o período para o armazenamento dos arquivos XML é de cinco anos. O arquivo será utilizado caso seja necessária a troca de um produto comercializado, ou caso a receita exigir.
O Conselho Nacional de Políticas Fazendárias (Confaz), estabelece que o emitente da NF-e deve manter o documento digital sob sua guarda e responsabilidade. O armazenamento é válido pelo prazo estabelecido na legislação tributária. Segundo o órgão, o arquivo deve ser disponibilizado para a Administração Tributária quando necessário.
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Sanções pelo não armazenamento de arquivos XML
O armazenamento dos arquivos XML é uma obrigação unânime em todos os Estados da federação. Porém, ela varia de Estado para Estado, podendo chegar a R$ 1.000,00 por documento não emitido, dependendo do local.
No Rio Grande do Sul, algumas legislações e instruções normativas tratam sobre a NF-e e os arquivos XML. São elas:
Legislação RICMS – Decreto n° 37.699/97
Instrução Normativa DRP n° 045/98
Instrução Normativa RE n° 066/11
Como buscar arquivos XML
Você pode encontrar os arquivos XML emitidos contra o seu CNPJ e fazer o download para o armazenamento através do portal nacional da NF-e. Para isso, você precisa da chave de acesso, informando um número de 44 dígitos, presente na DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Também é possível agilizar e automatizar o processo, utilizando um software que realize o download de Notas fiscais lançadas contra o seu CNPJ. Dessa forma, você pode organizar e otimizar o controle, evitando possíveis problemas com o fisco.
Como realizar o armazenamento dos arquivos XML corretamente
Como já falamos, você precisa manter os seus arquivos XML por um período mínimo de cinco anos. Para que isso aconteça de forma segura, é possível utilizar algumas formas de armazenamento para garantir que você tenha o arquivo sempre que precisar.
1- Servidor ou computador local – Você pode utilizar um computador local de seu escritório, ou um servidor para o armazenamento dos arquivos XML. Porém, é preciso tomar cuidados para que os equipamentos não apresentem falhas e você perca todos os seus arquivos.
2- Disco externo – Você também pode utilizar Hds externos ou pendrives para o armazenamento. Dessa forma você pode ter um backup dos arquivos do computador. Em contrapartida, entre as desvantagens está a possibilidade de perder e extraviar o equipamento.
3- E-mail: Realizar o armazenamento dos arquivos XML no seu e-mail pode de ser uma garantia de ter o arquivo a disposição. Mesmo assim, você pode ter dificuldades de encontrar o arquivo quando necessário
4- Software específico – Utilizar um software para a gestão das XML pode facilitar na gestão, já que garante a segurança no armazenamento dos arquivos e você pode encontrá-los de maneira prática e ágil.
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