Existem muitas dúvidas na hora de diferenciar a Nota Fiscal, Danfe e o XML, principalmente por terem informações semelhantes. Por conta disso, decidimos esclarecer cada uma delas, para entender suas diferenças, quanto à emissão e armazenamento.
Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal é um documento obrigatório, gerado pela empresa que realiza a venda ou devolução, entre outras transações. Sendo assim, diferente da antiga, o novo formato permite que o documento fique armazenado de forma digital através de softwares de gestão.
Por conta disso, as informações geradas são encaminhadas para o SEFAZ, via certificado digital, que devolve a chave de autorização para então, ser lançada a NF-e.
É possível efetuar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica que foi gerada, mediante autorização do SEFAZ, pela internet tanto para a empresa que efetuou a emissão quanto para a empresa receptora da Nota.
Para acompanhar a mercadoria, é impresso o DANFE, porém não tem validade de documento fiscal e deve ser feita apenas para o transporte de carga.
DANFE
Conhecido por ser o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE é um resumo simplificado de todas informações que contém na NF-e.
Sendo assim, é responsável por informar a chave de acesso da nota, permite a consulta de seu documento e do seu arquivo XML, através do SEFAZ, ele acompanha o frete da mercadoria e comprova a procedência dos produtos transportados. Não precisa ser arquivado e não possui valor fiscal.
A DANFE é o documento que acompanha fisicamente a mercadoria durante o seu transporte.
Arquivo XML
O XML é uma linguagem de marcação, um formato de arquivo digital que permite o acesso das informações em outros sistemas. Por conta disso, é considerado a Nota Fiscal de fato, é padrão em todo Brasil.
O arquivo XML obedece a antiga escrituração fiscal, apenas ele tem validade legal, é uma forma fácil de transferir os dados no ambiente digital.
Sendo assim, o arquivo XML é armazenado e entregue para a Secretaria da Fazenda, é de suma importância guardar os arquivos XML, pelo período mínimo de 5 anos, sendo válido tanto para quem fornece a mercadoria, como para quem compra.
Portanto, para acessar seu XML, é fundamental obter um software específico e seguro que leia esse formato de arquivo, armazenando-os na nuvem e garantindo a proteção e segurança de seus arquivos, podendo encontrá-los sempre que for necessário.