Fazer a gestão dos documentos fiscais de sua empresa não apenas é uma prática indicada para o bom andamento do setor financeiro. Mas também é fundamental para evitar fraudes que podem prejudicar o seu negócio. Por isso, é importante que você tenha cuidados para não ter problemas com as famosas notas frias.
Estas notas fiscais falsas afetam anualmente milhares de empresas no Brasil e impactam negativamente na arrecadação. Neste post, vamos explicar o que você pode fazer para impedir que sua empresa seja alvo desta fraude fiscal.
O que são as notas frias?
Primeiramente, precisamos entender o que são notas frias e como elas são geradas. Elas nada mais são do que notas eletrônicas falsas emitidas contra um CNPJ. Isso sem que a empresa saiba da existência dessa operação.
A fraude é realizada como uma manobra fiscal dos falsários para diminuir o recolhimento futuro de ICMS. Além disso, também é usada para lavagem de dinheiro.
Mesmo sendo vítima, a organização que tem uma nota fria expedida contra o seu CNPJ pode sofrer sanções por parte do SEFAZ. Isso porque, para o Fisco, esta operação existiu. Porém, como a empresa não tomou conhecimento desta nota, acaba não a escriturando nem pagando os tributos devidos.
Imagine, por exemplo ser investigado pelo SEFAZ ou ter que pagar multas por uma compra que você nunca realizou e por uma nota fiscal emitida por uma empresa de que você nunca ouviu falar. Felizmente, existem meios para proteger sua empresa deste tipo de situação.
Maneiras para evitar problemas com notas fiscais frias
A principal maneira para impedir que sua empresa tenha problemas com notas fiscais frias é conferir constantemente todas as notas emitidas contra o seu CNPJ. Dessa maneira, caso receber algum documento falso, basta realizar a manifestação do destinatário. Assim, você avisa ao SEFAZ que desconhece a operação. Dessa forma, você evita qualquer tipo de penalidade.
A checagem das notas pode ser realizada diretamente no site do SEFAZ. Para isso, é necessário acessar o portal do seu estado, fazer o login com a chave de acesso da nota (44 dígitos) e possuir o certificado digital cadastrado. Durante o processo você terá que digitar o código de CAPTCHA – para comprovar não ser um robô, sendo permitido fazer o download de cada nota por vez.
Porém, como realizar a consulta da veracidade da nota sem possuir sua chave de acesso? Nesse caso, você pode utilizar um sistema que consulta todas os arquivos XML de documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ.
Caso do ColetaXML, que facilita o processo. Com um clique, você faz o download das notas fiscais automaticamente e armazena todos os arquivos XML. Esse processo facilita a identificar qualquer nota falsa expedida contra a sua empresa. Assim, você pode informar o Fisco sobre o desconhecimento da operação e evitar problemas.
Nunca foi tão simples e rápido ter todo o armazenamento e gerenciamento dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.
Ficou claro como consultar os documentos fiscais emitidos contra sua empresa? Com o ColetaXML você terá muito mais tempo para focar em seu negócio. Teste o sistema gratuitamente.
