Tag:

Organização

Como fazer gestão de notas fiscais: 5 dicas para torná-la mais eficiente

Apesar de ser uma tarefa extremamente importante para evitar possíveis problemas tributários, muitos empreendedores possuem dúvidas sobre como fazer a gestão de notas fiscais. Como esta é uma atividade burocrática, ela acaba consumindo tempo e energia. Por este motivo, muita gente acredita que a organização de documentos fiscais é uma tarefa maçante e desgastante.

Se você acredita que este tipo de trabalho é chato e irritante, talvez fique feliz ao saber que não está sozinho. Saiba que muitos gestores possuem dúvidas sobre como fazer gestão de notas mais eficiente e melhorar os processos administrativos. Por isso, neste artigo separamos algumas dicas que podem te ajudar. Confira:

Porque fazer gestão de notas fiscais

Antes de mais nada, precisamos entender a importância em se fazer a gestão de notas fiscais. São vários os motivos que podemos elencar, mas certamente o mais importante é o de evitar possíveis problemas com fiscalizações.

Confira também: Manual do SPED Fiscal. Entenda de uma vez por todas.

Confira também: 4 tipos de venda que todo empreendedor precisa conhecer

Isso porque o Código Tributário Brasileiro determina que a empresa mantenha arquivado documentos fiscais por um período de cinco anos. O não cumprimento dessa determinação pode acarretar em punições pela Receita Federal, o que pode acarretar prejuízos pesados para sua empresa.

Agora imagine se um fiscal do SEFAZ batesse na sua empresa neste momento solicitando determinada nota. Você encontraria ela rápido ou precisaria de muito tempo para localizá-la em meio à papelada?Manter os documentos fiscais armazenados e organizados é um dos principais benefícios em se fazer a gestão de notas fiscais.

Com a gestão de notas ainda é possível ampliar o controle do seu negócio, ao por exemplo, saber informações importantes, como qual o montante em notas emitidas em determinado período. Agora que já conhecemos os principais benefícios, vamos a algumas dicas de como fazer a gestão de notas fiscais:

1- Crie um padrão

Primeiramente, estabeleça uma rotina de trabalho, com processos bem definidos tanto para emissão quanto para recebimento de notas fiscais. É importante ter uma padronização com os procedimentos de entrada e saída.

Além disso, estabeleça pessoas responsáveis por estas tarefas dentro da empresa. Assim, você pode evitar problemas, como notas duplicadas, perda de documentos, retrabalhos e perda de prazos.

2- Verifique as notas

Um procedimento simples que pode evitar problemas tributários é a verificação das notas fiscais. Para isso, você precisa ter em mãos a chave de acesso da DANFE. O número, de 44 dígitos, deve ser consultado no site da Sefaz. Após, é preciso digitar os caracteres da imagem para verificar os dados da NF-e.

3- Mantenha a organização

Se comprometer em manter a organização é fácil. O difícil, porém, é cumprir isso ao longo do tempo. Por isso é importante estabelecer rotinas e padrões. O primeiro passo deve ser o de arrumar as notas que você já tem em arquivo.

Para isso crie um arquivo separado para os tipos de notas fiscais. Separe por notas de entrada e de saída. Além disso, você pode criar separações por data, cliente, fornecedor, entre outros. O arquivamento de notas futuras ficará mais ágil após tudo organizado.

4- Mantenha contato com seu contador

Uma boa forma de otimizar a rotina e entender como fazer a gestão de notas fiscais é pedindo auxílio ao responsável pelas contas de sua empresa. Converse com seu contador e peça assistência sobre qual a melhor maneira de organizar e otimizar a gestão de notas fiscais.

Além disso, você deve notificar todas as movimentações ao seu contador. Assim, ele garante que todos os documentos estejam em conformidade e pode aperfeiçoar alguns procedimentos em sua empresa.

5- Automatize processos

Uma maneira de otimizar a gestão de notas fiscais de sua empresa é através de uma ferramenta que faz uma varredura automática no site da Sefaz e agrupa todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Com o ColetaXMLé possível fazer esta consulta automática, por meio do seu Certificado Digital.

Além disso, é possível fazer o download e armazenar estas notas. Outra funcionalidade da ferramenta é a de manifestar ciência da nota ou desconhecer operação. Assim, você e seus colaboradores tem mais tempo para tarefas importantes do dia-a-dia da empresa.Quer entender mais sobre a gestão de Notas Fiscais Eletrônicas? Confira este infográfico e aprenda mais.

18 de janeiro de 2019 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário

Evite estes erros de contabilidade que podem afetar o seu negócio

escrito por Fabricio Romio

Multas, problemas com o fisco, gastos desnecessários, falta de recursos. Estes são alguns dos problemas que podem ser evitados com uma contabilidade bem feita dentro de sua empresa. Porém, em meio às tarefas diárias, alguns erros de contabilidade podem acabar afetando negativamente o setor financeiro de sua empresa.

Muitas vezes esses erros acabam passando batido pelos empresários. Seja por desconhecimento da legislação, seja por processos ineficientes, ou pela própria rotina agitada.

Como sabemos, o gestor possui diversas tarefas dentro da empresa, precisando estar a par da realidade de todos os setores da organização. Muitas vezes, um dos aspectos mais importantes – a contabilidade – acaba sendo deixada de lado.

Confira também: Principais motivos para empresas perderem dinheiro.

Confira os principais erros de contabilidade que devem ser evitados

Erros de contabilidade podem gerar diversos problemas no financeiro de sua empresa, afetando os lucros, o fluxo de caixa e o crescimento da organização. Além disso, multas e outras penalidades podem causar uma má impressão nos seus fornecedores e clientes, o que pode prejudicar a imagem de sua empresa. Por isso, listamos alguns dos principais erros que devem ser evitados na sua empresa:

1- Não contar com um contador de confiança

A maioria dos erros de contabilidade podem ser evitados com o auxílio de um profissional de sua confiança. Contratando um contador, ou um escritório contábil, você delega a tarefa de cálculos de impostos, organizar a documentação necessária para o funcionamento do negócio e cuidar desta parte burocrática. Assim, você pode focar seus esforços para gerenciar o seu negócio.
Além disso, o escritório contábil pode te ajudar com a organização de documentos fiscais, atualizações tributárias e de legislação e resolver problemas imprevistos.

2- Falta de organização

Um dos maiores problemas em pequenas empresas é a falta de organização financeira. Por isso, é importante criar processos para evitar pagamentos em duplicidade, ou atraso de pagamentos de impostos, o que pode gerar multas e juros altos, gerando gastos desnecessários.

Dessa forma, é preciso organizar esta área para evitar este tipo de problemas. Você pode, por exemplo, criar um checklist mensal com as contas e impostos a serem pagos e criar uma pasta, ou arquivo, para guardar os comprovantes de pagamento.

3- Não realizar o planejamento tributário

O planejamento tributário é uma importante ferramenta para evitar problemas fiscais e tornar mais assertiva a sua margem de lucro. Ele auxilia na precificação dos produtos e encontra soluções para reduzir a carga tributária de sua empresa.

A realização do planejamento tributário reduz os custos de sua empresa, tornando-se um diferencial competitivo. Portanto, é importante começar a planejar pensando no curto, médio e longo prazo.

4- Misturar finanças pessoais e empresariais

No início de qualquer empreendimento é comum que os empresários acabam misturando as contas pessoais com as da empresa. Porém, com o passar do tempo este tipo de ação pode causar problemas no setor financeiro do seu negócio.

Mesmo que a sua empresa faça parte do seu capital pessoal, é preciso que ela caminhe sozinha. Por isso, é importante que você mantenha as duas contas separadas. Assim, você mantém o fluxo de caixa do seu negócio saudável e garante recursos para investimentos futuros.

Assim, é importante que os sócios tenham um pró-labore para que tenham rendimentos sem prejudicar a contabilidade do negócio.

5- Não organizar documentos fiscais

As empresas precisam manter organizadas as notas fiscais recebidas e emitidas e disponibilizá-las sempre que necessário. Portanto, é preciso encontrar soluções, já que você pode ter problemas com o fisco caso não encontre determinado arquivo XML, por exemplo. As multas podem chegar a R$ 1.000 por documento, dependendo do local.

Concluindo, é preciso encontrar soluções para manter os documentos fiscais sempre em dia.

Você pode, por exemplo, utilizar um software, como o Coleta XML, que permite armazenar e gerenciar dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.

Você pode testar o sistema de forma gratuita agora mesmo

14 de dezembro de 2018 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Gestão

Aprenda como organizar as Notas Fiscais de sua empresa

escrito por Fabricio Romio

Toda empresa, independente do tamanho, deve organizar as notas fiscais emitidas e as recebidas de fornecedores, e mantê-las a disposição sempre que necessário. Além de evitar problemas com a fiscalização, este tipo de atitude acaba auxiliando ao gestor a manter um controle maior e pode acelerar diversos processos dentro da empresa.

Porém arquivar, guardar e organizar documentos fiscais pode ser uma tarefa complicada. Principalmente se sua empresa não possui um método bem definido para este arquivamento.

Caso a sua empresa não possua um padrão para a gestão dos documentos fiscais, este artigo é para você. Se você já possui um método, que tal acompanhar também e ver se as informações que separamos podem te ajudar a otimizar este processo? Confira abaixo:

Porque organizar as Notas Fiscais

A empresa precisa arquivar os documentos fiscais emitidos pelo prazo de cinco anos, de acordo com o artigo 173 do Código Tributário Nacional. Em casos de não cumprimento desta obrigação, a empresa pode ser punida pela Receita Federal, que pode emitir multas ou sanções.

O armazenamento e organização das Notas Fiscais também permite que o gestor tenha um maior controle sobre as transações efetuadas pela empresa.Dessa forma, tendo maior controle sobre as finanças.

Ela ainda serve como comprovante de que uma compra ou venda foi efetuada. Isso evita cobranças indevidas de fornecedores, ou reclamações por parte de clientes.

Além disso, a organização garante agilidade e reduz a possibilidade de erros. Este tipo de ação diminui a necessidade de auditorias constantes nos arquivos.

Confira também: Pensando em abrir seu próprio negócio? Saiba quais são as melhores opções.

Dicas para organizar as Notas Fiscais de sua empresa

1 – Crie pastas específicas

Você deve criar um sistema que permita organizar as notas fiscais de sua empresa. Primeiramente, separe os documentos em categorias que sejam adequadas para o seu negócio. Utilize categorias como ano, mês, cliente, produtos, ou outros.

Utilizar etiquetas coloridas, ou pastas de diferentes cores pode auxiliar você a visualizar e encontrar rapidamente a nota de determinado cliente, ou a nota gerada em determinado mês.

3- Estabeleça uma pessoa responsável pela tarefa

Delegar a função de tomar conta do arquivo de documentos fiscais da empresa para uma pessoa em específico pode ajudar no controle e arquivamento. Isso porque isso facilita na organização do arquivo, melhorando a qualidade e a rapidez e agilidade em encontrar os documentos.

É importante que você tenha uma pessoa responsável pelo arquivamento e manuseio das notas. Porém, lembre-se que este profissional específico irá sair de férias e poderá tirar folgas ao longo do ano.

4- Separe notas com mais de cinco anos

Mantenha o seu arquivo organizado e separe as notas que já passaram dos cinco anos. Crie um arquivo morto para elas. Isso faz com que o seu arquivo de notas fiscais não fique superlotado. Além disso, você terá a disposição apenas os documentos que pode precisar.

5- Crie processos e realize treinamentos

Crie processos bem definidos dentro de sua empresa. Desde o preenchimento, manuseio e armazenamento das notas fiscais, tudo deve passar por um processo padrão para facilitar a organização. Portanto, invista em treinamento para todos os profissionais da equipe que tem contato com os documentos fiscais.

6- Invista em tecnologia

Você deve garantir a organização tanto das Notas Emitidas pela sua empresa, quanto pelas notas que sua empresa recebe. Investir em tecnologias que permitam consultar, armazenar e fazer o download dos arquivos XML gerados contra a sua empresa pode agilizar o processo de organização dos documentos.

Conheça o ColetaXML. O sistema permite agilidade na hora de consultar, baixar e armazenar arquivos XML, Notas Fiscais Eletrônicas e CT-es. Faça o teste do programa gratuitamente.

16 de outubro de 2018 0 comentário