As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) foram criadas para modernizar e facilitar o controle dos documentos fiscais e também a fiscalização e cobrança de impostos por parte do governo. Porém, os tipos de documentação ainda trazem dúvidas para muitos empreendedores. Por exemplo, a diferença entre a nota fiscal de entrada, documento utilizado quando a sua empresa adquire um determinado bem e a nota fiscal de saída.
Além de evitar problemas em casos de fiscalização, a nota fiscal de entrada pode ajudar no controle interno da própria empresa. A nota deve ser registrada e armazenada. Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal de entrada.
O que é a Nota Fiscal de Entrada?
A Nota Fiscal de Entrada é emitida quando um produto é comprado de um fornecedor. Esse produto pode ser os insumos ou a matéria-prima, no caso de você trabalhar no setor industrial, ou o produto que será revendido, no caso de você trabalhar com comércio. Nesse caso, o seu fornecedor deve emitir uma nota fiscal contra o seu CNPJ.
A Nota Fiscal de Entrada é diferente da Nota de Saída, que é emitida quando você vende algo. Não apenas o fornecedor quanto a empresa compradora precisam emitir as notas.
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Além disso, você deve emitir a Nota Fiscal de Entrada sempre que:
- Der entrada em um produto importado, já que a nota fiscal de empresas estrangeiras não tem valor em território nacional;
- O seu fornecedor não tiver obrigação de emitir nota fiscal;
- Adquirir item arrematado em leilão, ou de concorrência promovida pelo Poder Público;
- Você, como comprador, assumir o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria;
A nota fiscal não está apenas restrita à compra, já que ela também deve ser usada em outras situações em que ocorrem a movimentação de mercadorias. Por exemplo, quando o cliente devolve um produto. Nesse caso, você deve gerar uma Nota Fiscal de Entrada e registrar o item novamente no estoque.
Além disso, existem casos em que você retira o produto de seu estoque para a participação em uma feira e exposição ao público. Assim deve-se gerar uma nota fiscal de entrada ao retorná-lo ao estoque.
Todas as Notas Fiscais de Entrada devem ser registradas no livro Registro de Entradas do estabelecimento.
Quais as formas de emitir a Nota Fiscal de Entrada
São duas as maneiras de gerar a Nota Fiscal de Entrada na sua empresa. A primeira é através da importação da nota. A importação é feita quando a empresa fornecedora emite a NF-e. Nesse caso, é preciso apenas importar o arquivo XML da nota fiscal, registrando a entrada no livro de registros e no seu estoque.
O outro caso, é quando você precisa emitir a nota fiscal quando um produto volta ao seu estoque ou nos outros casos previstos. Nesse caso, o procedimento é o mesmo utilizado para as notas fiscais de saída.
Importância em armazenar arquivos XML
Portanto, é preciso importar os arquivos XML de sua empresa para evitar problemas com o fisco. Dessa forma, você deve armazenar estes arquivos pelo período de cinco anos, já que o descumprimento dessas resolução podem gerar sanções e multas que podem chegar a R$ 1.000,00 por documento não emitido, dependendo do Estado.
Como baixar os XML
Você pode baixar os arquivos XML diretamente no Sefaz, acessando o portal do Estado e fazendo o login de acesso da nota. Além disso, você precisa digitar o código gerado pelo site. Contudo, este método permite o download de apenas uma nota por vez, tornando o processo demorado e menos eficiente.
Outra forma é a utilização de um software que permita o baixar todas as notas emitidas contra o seu CNPJ de maneira automatizada. Um exemplo é o Coleta XML, que permite o download direto dos arquivos XML, facilitando o armazenamento e gerenciamento dos XML das NF-e.
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