Toda empresa, independente do tamanho, deve organizar as notas fiscais emitidas e as recebidas de fornecedores, e mantê-las a disposição sempre que necessário. Além de evitar problemas com a fiscalização, este tipo de atitude acaba auxiliando ao gestor a manter um controle maior e pode acelerar diversos processos dentro da empresa.
Porém arquivar, guardar e organizar documentos fiscais pode ser uma tarefa complicada. Principalmente se sua empresa não possui um método bem definido para este arquivamento.
Caso a sua empresa não possua um padrão para a gestão dos documentos fiscais, este artigo é para você. Se você já possui um método, que tal acompanhar também e ver se as informações que separamos podem te ajudar a otimizar este processo? Confira abaixo:
Porque organizar as Notas Fiscais
A empresa precisa arquivar os documentos fiscais emitidos pelo prazo de cinco anos, de acordo com o artigo 173 do Código Tributário Nacional. Em casos de não cumprimento desta obrigação, a empresa pode ser punida pela Receita Federal, que pode emitir multas ou sanções.
O armazenamento e organização das Notas Fiscais também permite que o gestor tenha um maior controle sobre as transações efetuadas pela empresa.Dessa forma, tendo maior controle sobre as finanças.
Ela ainda serve como comprovante de que uma compra ou venda foi efetuada. Isso evita cobranças indevidas de fornecedores, ou reclamações por parte de clientes.
Além disso, a organização garante agilidade e reduz a possibilidade de erros. Este tipo de ação diminui a necessidade de auditorias constantes nos arquivos.
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Dicas para organizar as Notas Fiscais de sua empresa
1 – Crie pastas específicas
Você deve criar um sistema que permita organizar as notas fiscais de sua empresa. Primeiramente, separe os documentos em categorias que sejam adequadas para o seu negócio. Utilize categorias como ano, mês, cliente, produtos, ou outros.
Utilizar etiquetas coloridas, ou pastas de diferentes cores pode auxiliar você a visualizar e encontrar rapidamente a nota de determinado cliente, ou a nota gerada em determinado mês.
3- Estabeleça uma pessoa responsável pela tarefa
Delegar a função de tomar conta do arquivo de documentos fiscais da empresa para uma pessoa em específico pode ajudar no controle e arquivamento. Isso porque isso facilita na organização do arquivo, melhorando a qualidade e a rapidez e agilidade em encontrar os documentos.
É importante que você tenha uma pessoa responsável pelo arquivamento e manuseio das notas. Porém, lembre-se que este profissional específico irá sair de férias e poderá tirar folgas ao longo do ano.
4- Separe notas com mais de cinco anos
Mantenha o seu arquivo organizado e separe as notas que já passaram dos cinco anos. Crie um arquivo morto para elas. Isso faz com que o seu arquivo de notas fiscais não fique superlotado. Além disso, você terá a disposição apenas os documentos que pode precisar.
5- Crie processos e realize treinamentos
Crie processos bem definidos dentro de sua empresa. Desde o preenchimento, manuseio e armazenamento das notas fiscais, tudo deve passar por um processo padrão para facilitar a organização. Portanto, invista em treinamento para todos os profissionais da equipe que tem contato com os documentos fiscais.
6- Invista em tecnologia
Você deve garantir a organização tanto das Notas Emitidas pela sua empresa, quanto pelas notas que sua empresa recebe. Investir em tecnologias que permitam consultar, armazenar e fazer o download dos arquivos XML gerados contra a sua empresa pode agilizar o processo de organização dos documentos.
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