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Arquivo XML

Como baixar o DANFE Online

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um importante documento fiscal, que contém as principais informações da NF-e e deve acompanhar o frete da mercadoria. Porém, em alguns casos é necessário baixar o Danfe online. Neste post vamos mostrar como fazer isso.

Mas primeiro, precisamos compreender o que é a Danfe. De acordo com a Receita Federal, o Danfe é uma representação gráfica da Nota Fiscal.

Ele tem como função principal acompanhar a mercadoria em trânsito, colher a assinatura do destinatário para comprovação da entrega da mercadoria, auxiliar na escrituração da operação e conter a chave numérica para consultas da nota fiscal eletrônica completa.

Como a Danfe possui apenas alguns dados, ela não substitui a Nota Fiscal. Portanto, de nada adianta armazenar apenas a Danfe e não tomar os devidos cuidados com os arquivos XML da NF-e, estes sim, que possuem validade no caso de serem solicitados por parte do Fisco.

Porém, algumas vezes, perdemos o Documento Auxiliar e para fins de controle interno e contábil, é preciso baixar o Danfe online. Para isso, existem algumas opções que podem ser utilizadas.

Como baixar o Danfe online gratuitamente

Anteriormente era possível utilizar alguns sites que geravam este documento online gratuitamente a partir da chave de acesso. Porém, desde 2019, a partir dos ajustes 16/17 e 17/18 é preciso utilizar o certificado digital da empresa.

Ainda é possível utilizar o site do SEFAZ e fazer a busca pela plataforma do governo. Vamos ao passo a passo:

1 – Acesse o site do Sefaz e acesse o menu Serviços e depois a página Consultar Resumo da NF-e.

2 – Digite a chave de acesso de 44 dígitos da NF-e

3 – Marque a opção não sou um robô e digite o código de segurança que aparece na página para evitar buscas automáticas por robôs.

Importante ressaltar que utilizando esta opção é preciso possuir o certificado digital da sua empresa.

Consultar e baixar o DANFE sem chave de acesso

A opção anterior é gratuita, porém, é preciso fazer a busca manual por cada documento e ainda digitar o código de 44 dígitos de cada nota, o que torna inviável caso precisamos fazer diversas buscas no sistema.

Além disso, muitas vezes não temos o documento original e não possuímos o código para consulta das notas fiscais. Neste caso, existe uma solução prática e que faz a consulta automática de todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa e baixar o Danfe online. Isso poupa muito tempo que pode ser utilizado para outra atividades do seu negócio.

Além disso, também pode monitorar eventual utilização do seu CNPJ de forma indevida.

Com um sistema como o Coleta XML, por exemplo, é possível, com apenas um clique, consultar todas as notas fiscais emitidas contra a sua empresa. Além disso, é possível gerar e imprimir o DANFE, armazenar o XML da Nota Fiscal e ficar e evitar preocupações com o Fisco.

Que tal conhecer o Coleta XML e fazer um teste gratuito? Clique aqui e cadastre-se.

28 de abril de 2020 0 comentário

Arquivo XML Contábil, Fiscal e Tributário

Diferença entre Nota fiscal, Danfe e o XML

escrito por samuelbasso

Existem muitas dúvidas na hora de diferenciar a Nota Fiscal, Danfe e o XML, principalmente por terem informações semelhantes. Por conta disso, decidimos esclarecer cada uma delas, para entender suas diferenças, quanto à emissão e armazenamento.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal é um documento obrigatório, gerado pela empresa que realiza a venda ou devolução, entre outras transações. Sendo assim, diferente da antiga, o novo formato permite que o documento fique armazenado de forma digital através de softwares de gestão.

Por conta disso, as informações geradas são encaminhadas para o SEFAZ, via certificado digital, que devolve a chave de autorização para então, ser lançada a NF-e.

É possível efetuar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica que foi gerada, mediante autorização do SEFAZ, pela internet tanto para a empresa que efetuou a emissão quanto para a empresa receptora da Nota.

Para acompanhar a mercadoria, é impresso o DANFE, porém não tem validade de documento fiscal e deve ser feita apenas para o transporte de carga.

DANFE

Conhecido por ser o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE é um resumo simplificado de todas informações que contém na NF-e.

Sendo assim, é responsável por informar a chave de acesso da nota, permite a consulta de seu documento e do seu arquivo XML, através do SEFAZ, ele acompanha o frete da mercadoria e comprova a procedência dos produtos transportados. Não precisa ser arquivado e não possui valor fiscal.

A DANFE é o documento que acompanha fisicamente a mercadoria durante o seu transporte.

Arquivo XML

O XML é uma linguagem de marcação, um formato de arquivo digital que permite o acesso das informações em outros sistemas. Por conta disso, é considerado a Nota Fiscal de fato, é padrão em todo Brasil.

O arquivo XML obedece a antiga escrituração fiscal, apenas ele tem validade legal, é uma forma fácil de transferir os dados no ambiente digital.

Sendo assim, o arquivo XML é armazenado e entregue para a Secretaria da Fazenda, é de suma importância guardar os arquivos XML, pelo período mínimo de 5 anos, sendo válido tanto para quem fornece a mercadoria, como para quem compra.

Portanto, para acessar seu XML, é fundamental obter um software específico e seguro que leia esse formato de arquivo, armazenando-os na nuvem e garantindo a proteção e segurança de seus arquivos, podendo encontrá-los sempre que for necessário.

22 de abril de 2020 0 comentário

Arquivo XML Gestão

Manifestação do Destinatário – O que você precisa saber para evitar fraudes fiscais

escrito por Fabricio Romio

As Notas Fiscais Eletrônicas trouxeram inúmeros benefícios, modernizando e agilizando os procedimentos fiscais. Uma destas melhorias é a possibilidade de manifestação do destinatário, que permite a validação das informações apresentadas em determinado documento.

Mesmo não sendo obrigatório para a maioria das empresas, a manifestação do destinatário é um procedimento importante. Principalmente para evitar alguns tipos de fraudes em que sua empresa pode se tornar vítima.

Hoje vamos te apresentar o que é e como fazer a manifestação do destinatário. Com algumas ações simples, a gestão fiscal de sua empresa pode se tornar muito mais segura. Acompanhe.

O que é Manifestação do Destinatário?

Sempre que uma empresa recebe uma Nota Fiscal ela pode informar a veracidade ou não das informações que constam no documento através da Manifestação do Destinatário. Dessa forma é possível informar ao Fisco se a operação realmente aconteceu. Ou então se ela foi cancelada, se ela ainda está em andamento ou se ela nunca ocorreu.

Por exemplo, se sua empresa recebeu uma Nota Fiscal de uma compra que nunca ocorreu é possível alertar ao fisco. Assim, você informa sobre o desconhecimento da operação. Dessa maneira, sua empresa fica livre de qualquer penalidade que possa vir a ocorrer.

Quem é obrigado a manifestar?

A manifestação do destinatário é um processo obrigatório apenas para alguns setores. Porém, é indicado que todas as empresas comecem a realizar a manifestação. Esta prática acaba trazendo algumas vantagens, como evitar o uso indevido de sua inscrição estadual em operações fraudulentas. Além disso, garante segurança jurídica na utilização de crédito fiscal. Isso porque a partir da manifestação, a nota não poderá ser cancelada pelo emitente.

De acordo com os Ajustes Sinef 07/2005 e 05/2012, ficam obrigadas a fazer a Manifestação do Destinatário os seguintes casos:

1- Estabelecimentos distribuidores de combustíveis em relação às NF-e que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;

2- Postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas em relação às NF-e que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;

3- Estabelecimentos adquirentes de álcool para fins não combustíveis, transportado a granel em relação às NF-e que acobertarem operações com essa mercadoria; e

4- Estabelecimentos distribuidores ou atacadistas em relação às NF-e que acobertarem operações com cigarros, bebidas alcóolicas, refrigerantes e água mineral.

Os quatro eventos da Manifestação

Como dito anteriormente, a Manifestação do destinatário consiste em quatro eventos. Vamos ver cada um deles abaixo:

Confirmação da operação

Este evento deve ser realizado após a realização da operação. Por exemplo, após a sua empresa receber o produto solicitado e ter verificado que tudo está em conformidade com a NF-e. Após a confirmação da operação, a fornecedora não poderá mais fazer o cancelamento da nota fiscal.

Desconhecimento da operação

O evento desconhecimento de operação é utilizado para avisar a utilização indevida da sua Inscrição Estadual. Por exemplo, imagine que sua empresa receba uma “nota fria”, ou seja, um documento fiscal de uma compra que nunca foi realizada.

Neste caso, é possível proteger sua empresa contra qualquer tipo de multa em decorrência da utilização indevida do seu CNPJ.

Operação não realizada

Este evento é informado quando o fornecedor emitiu a nota fiscal, mas a operação não foi concluída. Vamos supor que você fez a compra de um produto, porém, por algum motivo, ele não foi entregue na sua empresa, por causa de problemas no transporte, por exemplo.

Ciência da operação

É um evento opcional, que declara que a empresa tem conhecimento da operação, porém, ainda não tem elementos para a manifestação conclusiva. Isto é, quando você, como comprador, recebeu um arquivo XML da Nota Fiscal por e-mail, mas ainda não recebeu o produto na sua empresa.

Importante ressaltar que, caso você registre a ciência da operação deverá registrar a manifestação conclusiva em um prazo de 180 dias.

Como fazer a manifestação do destinatário

Para fazer a manifestação do destinatário você pode utilizar um sistema que permite a consulta automática de todas as notas fiscais expedidas contra o seu CNPJ. Com o Coleta XML, por exemplo, é possível, fazer a manifestação do destinatário de forma fácil, agilizando a gestão de notas fiscais de sua empresa.

Teste o sistema gratuitamente agora mesmo.

18 de março de 2019 0 comentário

Arquivo XML

Cuidados no armazenamento dos arquivos XML

escrito por Fabricio Romio

As notas fiscais eletrônicas trouxeram inúmeros benefícios, tanto para o empresário, quanto para o consumidor. Porém, é preciso tomar alguns cuidados para evitar dores de cabeça com o fisco. Entre os principais está o armazenamento dos arquivos XML gerados pela sua empresa.

O formato de arquivos XML é utilizado para registrar dados e informações da Nota Fiscal Eletrônica. Eles são gerados quando ocorre a comercialização de produtos ou serviços, seguindo um padrão nacional de escritura tributária. Confira algumas informações para evitar problemas com os arquivos XML.

O armazenamento de arquivos XML

O arquivo é validado por meio de assinatura eletrônica. Isso garante a sua segurança e garante a validade e a legalidade da NF-e. Por isso, ele deve ser armazenado tanto pelo comprador quanto pela empresa emissora, que deve disponibilizar o arquivo XML para download.

De acordo com a legislação, o período para o armazenamento dos arquivos XML é de cinco anos. O arquivo será utilizado caso seja necessária a troca de um produto comercializado, ou caso a receita exigir.

O Conselho Nacional de Políticas Fazendárias (Confaz), estabelece que o emitente da NF-e deve manter o documento digital sob sua guarda e responsabilidade. O armazenamento é válido pelo prazo estabelecido na legislação tributária. Segundo o órgão, o arquivo deve ser disponibilizado para a Administração Tributária quando necessário.

Confira também: 5 dicas para melhorar a gestão de sua empresa

Sanções pelo não armazenamento de arquivos XML

O armazenamento dos arquivos XML é uma obrigação unânime em todos os Estados da federação. Porém, ela varia de Estado para Estado, podendo chegar a R$ 1.000,00 por documento não emitido, dependendo do local.

No Rio Grande do Sul, algumas legislações e instruções normativas tratam sobre a NF-e e os arquivos XML. São elas:

Legislação RICMS – Decreto n° 37.699/97

Instrução Normativa DRP n° 045/98

Instrução Normativa RE n° 066/11

Como buscar arquivos XML

Você pode encontrar os arquivos XML emitidos contra o seu CNPJ e fazer o download para o armazenamento através do portal nacional da NF-e. Para isso, você precisa da chave de acesso, informando um número de 44 dígitos, presente na DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Também é possível agilizar e automatizar o processo, utilizando um software que realize o download de Notas fiscais lançadas contra o seu CNPJ. Dessa forma, você pode organizar e otimizar o controle, evitando possíveis problemas com o fisco.

Como realizar o armazenamento dos arquivos XML corretamente

Como já falamos, você precisa manter os seus arquivos XML por um período mínimo de cinco anos. Para que isso aconteça de forma segura, é possível utilizar algumas formas de armazenamento para garantir que você tenha o arquivo sempre que precisar.

1- Servidor ou computador local – Você pode utilizar um computador local de seu escritório, ou um servidor para o armazenamento dos arquivos XML. Porém, é preciso tomar cuidados para que os equipamentos não apresentem falhas e você perca todos os seus arquivos.

2- Disco externo – Você também pode utilizar Hds externos ou pendrives para o armazenamento. Dessa forma você pode ter um backup dos arquivos do computador. Em contrapartida, entre as desvantagens está a possibilidade de perder e extraviar o equipamento.

3- E-mail: Realizar o armazenamento dos arquivos XML no seu e-mail pode de ser uma garantia de ter o arquivo a disposição. Mesmo assim, você pode ter dificuldades de encontrar o arquivo quando necessário

4- Software específico – Utilizar um software para a gestão das XML pode facilitar na gestão, já que garante a segurança no armazenamento dos arquivos e você pode encontrá-los de maneira prática e ágil.

Quer saber mais sobre o Coleta XML? Com apenas um clique o programa consulta, faz o download e armazena arquivos XML, NFes e CTes. Teste grátis o software.

2 de outubro de 2018 0 comentário

Arquivo XML ColetaXML

Como baixar o Arquivo XML de forma automática?

escrito por samuelbasso

A evolução tecnológica vem trazendo diversas vantagens para o dia a dia das pessoas, inclusive para as empresas e suas obrigações fiscais. Muitas tarefas que levavam horas para serem concluídas e as vezes com alguns erros terríveis, hoje são feitas rapidamente. Como baixar o arquivo XML da NF-e, feita pelo ColetaXML de forma automática, com muito mais segurança na armazenagem e mais simples em sua busca e consulta.

Como você faz o processo em sua empresa? Conheça suas funcionalidades, como baixar o arquivo XML e pontos importantes em nosso texto!

Funcionalidade do Arquivo XML

O XML é o modelo utilizado para registrar os dados da nota fiscal eletrônica e seu layout é padrão em todo o Brasil, respeitando os antigos modelos de escrituração fiscal, com o acréscimo de grandes melhorias para o maior controle das operações comerciais de produto ou serviço.

Além de seu download, é necessário também utilizar um programa próprio para abrir e fazer a leitura desse formato, disponibilizado pela Receita Federal.

Para fazer o acesso é preciso esperar o envio do e-mail do fornecedor. Se você tiver apenas o DANFE online, em PDF ou impresso, terá que entrar no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e digitar a chave de acesso composta por 44 números, o código de verificação e utilizar o Certificado Digital do empreendimento para baixar.

Como baixar o Arquivo XML

Direto do Sefaz

O Sefaz, além de disponibilizar consulta de nota fiscal, permite baixar o arquivo XML. Para isso, é necessário acessar o portal do seu estado, fazer o login com a chave de acesso da nota e possuir o certificado digital cadastrado.

Durante o processo você terá que digitar o código de CAPTCHA – para comprovar não ser um robô, sendo permitido fazer o download de cada nota por vez, tornando a atividade demorada e muito menos eficiente.

ColetaXML

Com o ColetaXML todo esse processo é facilitado, em um clique você faz o download direto do Sefaz e armazena todos XML das NF e conhecimentos de frete recebidas. Nunca foi tão simples e rápido ter todo o armazenamento e gerenciamento dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.

IMPORTANTE

Lembre-se que segundo a norma brasileira a nota fiscal eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente por no mínimo 5 anos, podendo ocorrer fiscalização a qualquer momento. E essa tarefa é de responsabilidade das empresas, podendo gerar multas caso não seja feito da maneira correta.

Ficou claro como baixar o arquivo XML de forma prática e com muito mais agilidade? Com o ColetaXML você terá muito mais tempo para focar em seu negócio, sem se preocupar com o arquivamento das notas. Teste na prática o sistema.

6 de setembro de 2018 0 comentário