Multas, problemas com o fisco, gastos desnecessários, falta de recursos. Estes são alguns dos problemas que podem ser evitados com uma contabilidade bem feita dentro de sua empresa. Porém, em meio às tarefas diárias, alguns erros de contabilidade podem acabar afetando negativamente o setor financeiro de sua empresa.
Muitas vezes esses erros acabam passando batido pelos empresários. Seja por desconhecimento da legislação, seja por processos ineficientes, ou pela própria rotina agitada.
Como sabemos, o gestor possui diversas tarefas dentro da empresa, precisando estar a par da realidade de todos os setores da organização. Muitas vezes, um dos aspectos mais importantes – a contabilidade – acaba sendo deixada de lado.
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Confira os principais erros de contabilidade que devem ser evitados
Erros de contabilidade podem gerar diversos problemas no financeiro de sua empresa, afetando os lucros, o fluxo de caixa e o crescimento da organização. Além disso, multas e outras penalidades podem causar uma má impressão nos seus fornecedores e clientes, o que pode prejudicar a imagem de sua empresa. Por isso, listamos alguns dos principais erros que devem ser evitados na sua empresa:
1- Não contar com um contador de confiança
A maioria dos erros de contabilidade podem ser evitados com o auxílio de um profissional de sua confiança. Contratando um contador, ou um escritório contábil, você delega a tarefa de cálculos de impostos, organizar a documentação necessária para o funcionamento do negócio e cuidar desta parte burocrática. Assim, você pode focar seus esforços para gerenciar o seu negócio.
Além disso, o escritório contábil pode te ajudar com a organização de documentos fiscais, atualizações tributárias e de legislação e resolver problemas imprevistos.
2- Falta de organização
Um dos maiores problemas em pequenas empresas é a falta de organização financeira. Por isso, é importante criar processos para evitar pagamentos em duplicidade, ou atraso de pagamentos de impostos, o que pode gerar multas e juros altos, gerando gastos desnecessários.
Dessa forma, é preciso organizar esta área para evitar este tipo de problemas. Você pode, por exemplo, criar um checklist mensal com as contas e impostos a serem pagos e criar uma pasta, ou arquivo, para guardar os comprovantes de pagamento.
3- Não realizar o planejamento tributário
O planejamento tributário é uma importante ferramenta para evitar problemas fiscais e tornar mais assertiva a sua margem de lucro. Ele auxilia na precificação dos produtos e encontra soluções para reduzir a carga tributária de sua empresa.
A realização do planejamento tributário reduz os custos de sua empresa, tornando-se um diferencial competitivo. Portanto, é importante começar a planejar pensando no curto, médio e longo prazo.
4- Misturar finanças pessoais e empresariais
No início de qualquer empreendimento é comum que os empresários acabam misturando as contas pessoais com as da empresa. Porém, com o passar do tempo este tipo de ação pode causar problemas no setor financeiro do seu negócio.
Mesmo que a sua empresa faça parte do seu capital pessoal, é preciso que ela caminhe sozinha. Por isso, é importante que você mantenha as duas contas separadas. Assim, você mantém o fluxo de caixa do seu negócio saudável e garante recursos para investimentos futuros.
Assim, é importante que os sócios tenham um pró-labore para que tenham rendimentos sem prejudicar a contabilidade do negócio.
5- Não organizar documentos fiscais
As empresas precisam manter organizadas as notas fiscais recebidas e emitidas e disponibilizá-las sempre que necessário. Portanto, é preciso encontrar soluções, já que você pode ter problemas com o fisco caso não encontre determinado arquivo XML, por exemplo. As multas podem chegar a R$ 1.000 por documento, dependendo do local.
Concluindo, é preciso encontrar soluções para manter os documentos fiscais sempre em dia.
Você pode, por exemplo, utilizar um software, como o Coleta XML, que permite armazenar e gerenciar dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.